Migrações de sistemas são, em geral, discretas: um dia o fornecedor muda. O problema aparece meses depois, quando alguém precisa de um documento emitido no sistema anterior e não o encontra no novo. A explicação mais comum é "não estava no backup". É uma afirmação verdadeira ou falsa sobre um arquivo, e só isso.
Uma exportação de banco de dados é uma operação com escopo e data de corte: abrange certos esquemas, certas tabelas, até certo momento. O arquivo resultante, ao ser restaurado, reconstrói esse retrato e nada mais. Se a exportação foi parcial, se foi feita antes de emissões posteriores, se parte do conteúdo estava em outro esquema ou em outro sistema, o retrato não os mostrará. O log da exportação é o documento que registra o que foi feito, e sua ausência torna o arquivo mais difícil de interpretar.
No caso anonimizado, dois arquivos foram entregues à perícia. O primeiro tinha log, o que permitiu identificar o sistema e a versão, montar um ambiente compatível e restaurá-lo com sucesso. O segundo, criado depois e sem log, não pôde ser aberto. Com o primeiro restaurado, foram executadas consultas por nome de emitente e uma varredura de todas as colunas de texto e de data pelos números das notas. Nada foi encontrado. O último registro localizado era anterior em cerca de um ano à data do arquivo.
Esse achado tem pelo menos quatro leituras possíveis, e nenhuma pode ser afirmada sem mais dados: as notas não foram emitidas; foram emitidas e excluídas; foram emitidas em período ou esquema que a exportação não cobriu; ou constam do segundo arquivo ou do próprio sistema de origem. O trabalho pericial documenta o que as consultas retornaram e declara o que não pôde examinar, inclusive o segundo arquivo.
Em matéria de guarda de documentos fiscais, a legislação tributária impõe conservação até a prescrição dos créditos (art. 195, parágrafo único, do CTN). A discussão sobre responsabilidade pela perda ou pela ausência é jurídica e fica fora do alcance técnico. O que a perícia entrega é a delimitação: o que o arquivo contém, o que não contém e o que não foi possível verificar. Para o advogado, os quesitos úteis são: qual o escopo e a data de corte da exportação; existem outros arquivos; o sistema de origem ainda está acessível; há logs de emissão fora do banco.
Um backup é uma prova sobre si mesmo. Antes de perguntar "onde está a nota?", pergunte "o que esse arquivo abrangia?". A resposta define o que a ausência significa.
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